进入外贸行业的门槛虽然不高，基本上是在英文或者某一领域的小语种能做到沟通无障碍就可以。但是这仅仅是门槛，并不是说达到门槛就能做到好。作为一个外贸新人，还需要了解很多的外贸基础理论知识，还有更为重要的就是整套的外贸操作流程。

一般客户在下采购订单之前，首先会有相关订单询价给业务部门，从而了解和沟通一些细节。

业务部门应及时回复客户的询问，确定货物的名称、制造商、型号、数量、交货日期、付款方式、包装规格、柜型，并通过形式发票向客户正式报价。

经过协商，收到了客户的正式采购订单。

收到客户订单确认后，口头告知工厂订单详情，要求工厂安排生产计划，回复交货期。

业务部门接到订单后，首先制作业务审核单审核表应由业务员签字，部门经理批准，然后提交管理人员审批后才能执行。如果金额较大，或者有预付款、佣金等条款，必须经公司总经理批准。合同批准后，制作销售订单，交给部门流程人员跟进。

业务部门确定交货日期后，如果满足条件，可以发出生产通知单通知工厂按时生产。

7.1交货日期前一周，应通知公司检验员检验货物。

7.2如果客人希望自己或指定的检验员检验货物，应在交货日期前一周与客户预约检验货物，并将检验日期通知企划部。

7.3如客人指定第三方检验公司或公正的银行验货，应在交货期前两周联系检验公司，预约检验时间，务必安排在交货期前，确认后通知工厂检验时间。

如果是国家法定商检产品，在向工厂订货时，要说明商检要求，并提供商检所需的出口合同、发票等材料。而且以后要通知工厂产品的出口口岸，以便工厂办理商检。注意你要在发货前一周拿到商检换货证书。

如果与客人签订的合同是FOB中国，通常客人会指定运输代理或船公司。这时候你要尽快联系货代，告知发货意向，了解要安排的出口口岸，船期等。，并确认是否能在开航日期前至少一周从工厂交货，以及装运日期是否能满足客户要求的交货日期。注意，书面订舱通知(ING ORDER)要在交货日期前两周发给货运公司，订舱纸一般可以在开航前一周拿到。

如果运费由卖方支付，应尽快向船公司或船公司咨询装运日期、运费率、启运港等。经过比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如果客人不同意，选择另一家客人认可的船公司。注意，开航前两周书面定仓，程序同上。

同时将报关所需单证交给合作报关行，委托出口报关和商检通关。通常有两天的报关时间(在船只被拦截之前)。在托运报关的时候，你要提供一个集装箱装载信息，包括装载的货物和数量，港口，船公司，订舱号，集装箱号，船舶的开、关时间，拖车公司，集装箱类型和数量，我公司的联系人和电话等。

最迟在装船后两天内，应将提单的补充内容传真给船公司或货代。根据信用证或客人的要求补料，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求，包括船公司随提单出具的装船证明。

督促船公司尽快出具提单和货运单样本。仔细检查样品后，以书面形式向船公司确认提单内容。如果提单需要客人确认，先将提单样本传真给客人，确认后再要求船公司出示正本。

及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输单据。注意运费的支付要登记。

如采用信用证收汇，应在规定的交单时间内准备好所有单据，并严格审核单据，确保无误后，再提交银行议付。

如采用电汇方式收汇，在取得提单后立即传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本等单据寄给客人。

如果T/T收汇，要求先收全款才能做柜面，柜面收汇后要拖走，收到提单后可立即将正本提单寄给客人。

每一笔出口业务完成后都要及时登记，包括电脑登记和书面登记，以便以后查询和统计。

跟单文员要注意收集运价变化、出货日期、航线等信息。平时以此为业务员报价提供帮助。

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